Pentingnya Visibilitas Aset dalam Transformasi Enterprise

Mengapa Aset Sering Terabaikan dalam Transformasi

Saat memulai transformasi digital, perusahaan biasanya memprioritaskan sistem yang berhadapan langsung dengan pelanggan, rantai pasok, atau keuangan. Aset seperti peralatan, kendaraan, atau infrastruktur kerap berada di luar cakupan awal. Hal ini terjadi karena:

• Data aset tersebar di berbagai departemen atau berada di sistem yang sudah usang.

• Manajemen aset dipandang sebagai tugas pemeliharaan, bukan prioritas strategis.

• Integrasi antara manajemen aset dan sistem inti bisnis dianggap kompleks.

  
  

Akibatnya, visibilitas aset menjadi rendah. Tanpa pemahaman yang jelas tentang kondisi, lokasi, dan pemanfaatan aset, organisasi kesulitan merencanakan pemeliharaan, mengendalikan biaya, atau merespons kegagalan dengan cepat.

Dampak Buruk Integrasi Aset yang Lemah terhadap Keuangan dan Operasional

Aset merepresentasikan porsi nilai perusahaan yang signifikan. Ketika data aset terputus dari sistem keuangan dan operasional, berbagai masalah muncul:

• Pelaporan keuangan tidak akurat: Penyusutan aset, biaya pemeliharaan, dan belanja modal dapat tercatat keliru.

• Operasional tidak efisien: Tim pemeliharaan tidak memiliki data real-time, sehingga perbaikan bersifat reaktif dan memicu downtime.

• Risiko meningkat: Aset yang tidak terpantau dapat menimbulkan bahaya keselamatan atau ketidakpatuhan regulasi.

• Biaya lebih tinggi: Pemeliharaan berlebihan atau pemanfaatan aset yang rendah memboroskan sumber daya.

  
  

Sebagai contoh, pabrik manufaktur yang tidak menghubungkan sistem manajemen aset dengan sistem keuangan bisa terlambat menyadari kebutuhan penggantian peralatan. Keterlambatan ini berujung pada kerusakan tak terduga, penghentian produksi, dan biaya perbaikan darurat yang membengkak.

Menghubungkan Sistem ERP dan EAM untuk Visibilitas Aset Menyeluruh

Sistem Enterprise Resource Planning (ERP) seperti Dynamics 365 Finance and Operations mengelola keuangan, pengadaan, dan rantai pasok. Sementara itu, sistem Enterprise Asset Management (EAM) seperti Hexagon EAM berfokus pada siklus hidup aset, pemeliharaan, dan kinerja. Integrasi kedua sistem ini menciptakan pandangan aset yang terpadu, sehingga memungkinkan:

• Penilaian aset yang akurat: Tim keuangan memperoleh pembaruan status dan biaya aset secara real-time.

• Perencanaan pemeliharaan yang lebih baik: Tim operasional menjadwalkan pemeliharaan preventif berdasarkan kondisi aset.

• Keputusan pengadaan yang tepat: Pembelian selaras dengan kebutuhan siklus hidup aset.

• Kepatuhan regulasi: Pelacakan inspeksi dan sertifikasi secara otomatis.

  
  

Sebagai ilustrasi, perusahaan utilitas yang menggunakan Dynamics 365 dan Hexagon EAM dapat memantau kondisi transformator, menjadwalkan pemeliharaan sebelum terjadi kegagalan, serta memperbarui catatan penyusutan aset secara otomatis. Integrasi ini mengurangi downtime dan meningkatkan akurasi anggaran.

Bagaimana Visibilitas Aset Mengurangi Risiko dan Biaya

Visibilitas aset yang jelas membantu organisasi mengidentifikasi risiko sejak dini dan mengendalikan biaya secara efektif:

• Pemeliharaan prediktif: Pemantauan kesehatan aset mencegah kerusakan tak terduga.

• Optimalisasi pemanfaatan aset: Mengetahui lokasi dan status aset mencegah pembelian yang tidak perlu.

• Kepastian kepatuhan: Pelacakan inspeksi dan sertifikasi mengurangi risiko denda.

• Keputusan berbasis data: Data aset real-time mendukung perencanaan anggaran dan investasi.

  
  

Perusahaan transportasi yang melacak armadanya dengan Hexagon EAM terintegrasi Dynamics 365 dapat menekan biaya bahan bakar, memperpanjang usia kendaraan, dan menghindari sanksi akibat inspeksi yang terlewat. Pendekatan proaktif ini menghemat biaya sekaligus meningkatkan keselamatan.

ERP & EAM Software

Membangun Strategi Aset Sejak Hari Pertama

Menunda memasukkan aset ke dalam rencana transformasi hanya akan menimbulkan biaya penyesuaian yang mahal dan manfaat yang terlewat. Perusahaan sebaiknya:

• Menetapkan tujuan aset sejak awal: Selaraskan manajemen aset dengan sasaran bisnis.

• Memilih sistem yang terintegrasi: Gunakan solusi ERP dan EAM yang saling terhubung.

• Menstandarkan data aset: Ciptakan satu sumber data terpadu (single source of truth).

• Melatih tim lintas fungsi: Pastikan keuangan, operasional, dan pemeliharaan berkolaborasi.

• Memantau secara berkelanjutan: Gunakan dashboard dan notifikasi untuk memantau kesehatan aset dan biaya.

  
  

Memulai dengan strategi aset yang jelas memastikan transformasi memberikan nilai bagi seluruh enterprise. Pendekatan ini juga mendukung keberlanjutan jangka panjang dengan memperpanjang usia aset dan mengurangi pemborosan.

Kesimpulan

Visibilitas aset adalah aspek penting dari transformasi enterprise yang sering diabaikan. Dengan mengintegrasikan manajemen aset ke dalam sistem keuangan dan operasional, organisasi dapat mengurangi risiko dan biaya. Pendekatan ini tidak hanya meningkatkan efisiensi tetapi juga mendukung keberlanjutan jangka panjang. Oleh karena itu, penting bagi perusahaan untuk memprioritaskan visibilitas aset sejak hari pertama transformasi mereka.